GERENCIA PARA PROYECTOS

Proyecto

Un proyecto es una empresa planificada que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.
La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto
Proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.
Las Actividades son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.
Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.
Los Recursos son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo.
El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.
En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.
Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:
n Cada proyecto es una iniciativa única.
n Cada proyecto tiene un comienzo y una culminación determinados.
n El proyecto se implementa para generar servicios y bienes concretos.
n Su ejecución supone la materialización de unos objetivos específicos.

Importancia del Proyecto

Este proyecto representa la necesidad que tiene una empresa de mantenerse continuamente cambiando antes los retos que trae mantenerse como el líder en un mundo globalizado y competitivo. Por esto la organización busca evolucionar y ante la necesidad de fortalecer cada pieza clave dentro de la organización ha surgido este proyecto.
Las metas de la organización son mantenerse en Latinoamérica y gozar de las ventajas e incentivos que le ofrece la región. Básicamente la empresa matriz desea abaratar los costos de sus productos sin afectar la calidad. La fábrica local desea probarle a la empresa matriz que está preparada para el manejo del reto que trae la manufactura de los productos a un menor costo. Es su deseo mantener la cantidad de productos que manufacturan y lograr la adición o substitución de productos en los siguientes años.
Con el sistema la compañía se propone lograr las siguientes metas u objetivos:
Añadir flexibilidad al proceso de preparación del Plan Diario de Producción.
Implementar controles para aumentar la confiabilidad en el proceso.
Lograr la ejecución exitosa del plan de reducción de costos.
Crear un ambiente más cómodo y menos propenso a errores.
Aumentar la productividad de los empleados descargándolos de tareas manuales y repetitivas.
Acceso a información detallada de forma eficiente y rápida. Tanto para los usuarios como para la gerencia
Poner en práctica la iniciativa de cero inventario de productos terminados.
Tipos de Proyecto
n Basándose en el contenido del proyecto
¡ Proyectos de construcción
¡ Proyectos de Informática
¡ Proyectos de desarrollo de productos
¡ Proyectos de desarrollo de organización
¡ Proyectos Logísticos
¡ Proyectos de Marketing
¡ Proyectos Comunitarios
¡ Proyectos culturales
n Basándose en la organización participante
¡ Proyectos Internos
¡ Proyectos de departamento
¡ Proyectos de unidades cruzadas
¡ Proyectos externos (de imagen corporativa)
n Basándose en la complejidad
¡ Proyectos Simples
¡ Proyectos complejos
¡ Programas
¡ Mega proyectos
Proyecto informático
Es un sistema de cursos de acción simultánea y/o secuencial que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistema de información.
El inicio de un proyecto informático generalmente está dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Información abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Información según sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos.
Proyecto Social

Son iniciativas planificadas que atienden a necesidades colectivas específicas de una o varias comunidades correspondientes a un territorio, que surgen de la participación protagónica de éstas y que contribuyen a elevar la calidad de vida de los grupos destinatarios y a la concreción de políticas de desarrollo local.

Los proyectos sociales son instrumentos con los que cuentan el Estado y las comunidades organizadas para participar y ejercer un papel protagónico en las políticas públicas.
Permiten canalizar recursos en atención a necesidades colectivas.
Los beneficiarios pueden intervenir y ejercer su poder de decisión en la gestión del proyecto.
Las instituciones públicas tienen la obligación de darle curso a los proyectos presentados por las comunidades.

El proyecto debe reunir cinco aspectos:

a) Concretos: de una manera clara e inequívoca.b) Realista: con que recursos contamos y lo que podemos lograr.c) Armonizados: es preciso que reine un acuerdo del designio de proyecto.d) Cuantificable: conducir un proyecto con éxito hasta su conclusión implica lanecesidad de medir o cuantificar lo que esa conclusión supone.e) Sincronizados: fijar un marco de tiempo apropiado al designio.
Objetivos del proyecto.- Los objetivos son principios rectores que orientan esfuerzos de los miembros el equipo, en la medida en que cada uno contribuyen al designio de proyecto.
Problemas en la definición de objetivos.
-Enfoques demasiados estrechos: Los objetivos por si solos no son suficientes; hay que considerar lo que tiende a ocurrir cuando el personal del proyecto se pone a trabajar en sus objetivos. Al hacer éstos su punto de mira, un día tras otro, es fácil que se pierdan de vista el resultado final o designio del proyecto.
-Los sistemas de recompensas: En muchas organizaciones los sistemas de recompensas tienden a desintegrar los equipos de trabajo. En vez de promover la colaboración en orden a la satisfacción del designio, introducen la competitividad entre grupos y cada uno de éstos se dedican a perseguir sus propios objetivos, y tradicionalmenteel sistema de recompensas se fija en el grado de realización de sus objetivos por parte de cada grupo funcional, y no en el grado de cumplimiento del designio global.
-Responsabilidad sin autoridad suficiente: Muchas veces los directores de proyectos tienen responsabilidad pero carecen de autoridad. Para que el planeamiento del jefe proyecto tenga éxito, será preciso que cada grupo funcional de los que afectan a dicho éxito esté de acuerdo en colaborar, y en coordinar esfuerzos de manera que ningún empleadoreciba órdenes de hacer dos cosas diferentes al mismo tiempo.
No basta con tener un designio y unos objetivos; es preciso fijar punto control y actividades para que el proyecto se encamine hacia el cumplimiento de los objetivos y satisfacción del designio Los puntos de control: la utilidad de los puntos de control en la carrera hacia la línea de meta del proyecto; sirven para medir como avanzamos en la trayectoria. Cabe distinguir, asimismo entre controles a largo plazo y controles a corto plazo.
Como elaborar un proyecto
I.- El Problema.
Título descriptivo del proyecto.
Formulación del problema.
Objetivos de la investigación.
Justificación.
Limitaciones
II.-Marco de Referencia.
Fundamentos teóricos.
Antecedentes del problema.
Elaboración de Hipótesis.
Identificación de las variables.
III.-Metodología.
Diseño de técnicas de recolección de información.
Población y muestra.
Técnicas de análisis.
Indice analítico tentativo del proyecto.
Guía de trabajo de campo.

IV.-Aspectos Administrativos.
Recursos humanos.
Presupuesto.
Cronograma.
V.- Bibliografía.

I.- El Problema.
Lo primero que nos interesa es conocer, saber, lo que será investigado: Por qué, para qué, cual es el valor o la importancia del hecho o fenómeno a investigar. Si la investigación a realizar tiene criterios de prioridad, novedad, oportunidad, conformismo o comportamiento.
Título Descriptivo del Proyecto.
El título de la investigación a realizar, debe ser claro, preciso y completo. Está destinado a indicar dónde, qué, cómo y cuándo, en forma clara y sucinta indica el lugar a que se refieren los datos, el fenómeno que se presenta, las variables que sé interrelacionan, y la fecha a que se refiere la información.
B. Formulación del Problema.
¿Qué entendemos por formular un problema? Partamos del siguiente criterio: formular un problema es caracterizarlo, definirlo, enmarcarlo teóricamente, sugerir propuestas de solución para ser demostradas, establecer unas fuentes de información y unos métodos para recoger y procesar dicha información. La caracterización o definición del problema nos conduce otorgarle un título, en el cual de la manera más clara y denotativa indiquemos los elementos que le son esenciales.
La formulación del problema, es la estructuración de toda la investigación, de tal forma que uno de sus componentes resulte parte de un todo y que ese todo forme un cuerpo que tenga lógica de investigación. Se debe por lo tanto, sintetizar la cuestión proyectada para investigar, generalmente a través de un interrogante.
En primer lugar, deberá revisarse si el problema es susceptible de resolverse mediante una investigación. Puede inquirirse sobre la significación del problema, es decir, si su solución representa una aportación importante al campo de estudios y si puede abrir nuevos caminos. Se aconseja además preguntarse: ¿Es un problema nuevo o ya existen trabajos sobre él? En este caso, ¿las soluciones son pertinentes? ¿Esta adecuadamente planteado el problema? ¿Cuáles hipótesis se pretenden confirmar? ¿Los términos están suficientemente definidos? ¿ Vale la pena emplear tiempo y esfuerzo en su solución, aunque esta sea provisional?

C.- Objetivos de la Investigación.
Presupone el logro esperado para las respuestas expresadas en la hipótesis. Es el propósito de la investigación. Responde a la pregunta: ¿Para Qué?, ¿Qué se busca con la investigación?. Un objetivo debe redactarse con verbos en infinitivo que se puedan evaluar, verificar, refutar en un momento dado. Existen seis categorías: Memoria, comprensión, aplicación, análisis, síntesis y evaluación. Es pertinente redactar uno de cada categoría pero siempre relacionado con lo que se busca demostrar en la investigación.
Justificación-
Una vez que se ha seleccionado el tema de investigación, definido por el planteamiento del problema y establecidos los objetivos, se debe indicar las motivaciones que llevan al investigador a desarrollar el proyecto. Para ello se debe responder a la pregunta de: ¿Por Qué se Investiga?
Limitaciones-
Es pertinente dar al problema una formulación lógica, adecuada, precisar sus límites, su alcance, para ello es necesario tener en cuenta los siguientes factores:
Viabilidad: lo importante es que el investigador debe verificar la posibilidad de conseguir fuentes de datos para el desarrollo de su estudio, ya sean del grado primario o secundario.
Lugar o espacio donde se llevará a cabo la investigación.
Tiempo, si el asignado me da la cobertura del estudio o debo disponer de uno en caso de imprevistos.
Financiación, si voy a implementar algo que cantidad de dinero dispongo para ello o si solo será un estudio de factibilidad.
Marco de Referencia
Es importante señalar en el proyecto la estrecha relación entre teoría, el proceso de investigación y la realidad, el entorno. La investigación puede iniciar una teoría nueva, reformar una existente o simplemente definir con más claridad, conceptos o variables ya existentes.
Fundamentos Teóricos.
Es lo mismo que el marco de referencia, donde se condensara todo lo pertinente a la literatura que se tiene sobre el tema a investigar. Debe ser una búsqueda detallada y concreta donde el tema y la temática del objeto a investigar tenga un soporte teórico, que se pueda debatir, ampliar, conceptualizar y concluir. Ninguna investigación debe privarse de un fundamento o marco teórico o de referencia.
Es necesario que el grupo de trabajo conozca y maneje todos los niveles teóricos de su trabajo, para evitar repetir hipótesis o planteamientos ya trabajados. La reseña de este aparte del proyecto se debe dejar bien claro para indicar que teórico(s) es el que va a servir de pauta en su investigación.
Estos fundamentos teóricos van a permitir presentar una serie de conceptos, que constituyen un cuerpo unitario y no simplemente un conjunto arbitrario de definiciones, por medio del cual se sistematizan, clasifican y relacionan entre sí los fenómenos particulares estudiados.
Antecedentes del Tema.
En este aspecto entrara en juego la capacidad investigadora del grupo de trabajo, aquí se condensará todo lo relacionado a lo que se ha escrito e investigado sobre el objeto de investigación. Hay que diferenciar entre teóricos consultados y antecedentes del problema, ya que a veces confundimos los dos aspectos. El primero – los teóricos- son los planteamientos escritos sobre el tema que va tratar en su objeto de investigación, y los antecedentes del problema, son las investigaciones que se han hecho sobre el objeto de investigación y te pueden servir para ampliar o continuar su objeto de investigación, en algunos casos servirá para negar su objeto de investigación cuando esto suceda se entra e elaborar postulados que más tarde entraran a formar el campo de las investigaciones negativas, sector aún sin explotar a fondo, porque en la mayoría de los trabajos de investigación nos limitamos a ampliar sobre conceptos trabajados o a plantear nuevos postulados pero siempre con alta carga de complemento sobre lo investigado. Es hora de que se inicie un proceso de negación a muchas investigaciones que están en los anaqueles de las bibliotecas de las diferentes universidades del país sin haber aportado nada a la construcción del conocimiento en cualquiera de sus modalidades.
Es oportuno recordar que la citación de los antecedentes se pueden elaborar con base en fechas y/o cronogramas de otros proyectos realizados, pero es indispensable citar la fuente de consulta.
Elaboración de Hipótesis.
Es una proposición de carácter afirmativo enunciada para responder tentativamente a un problema. Se plantea con el fin de explicar hechos o fenómenos que caracterizan o identifican al objeto de conocimiento.
Hipótesis de primer grado: describe hechos o situaciones del objeto de conocimiento, los cuales aunque son conocidos por el saber popular, pueden ser sometidos a comprobación.
Hipótesis de segundo grado: establecen una relación causa – efecto (sí X entonces Y). Esta afirmación se demuestra y verifica por su vinculación con un modelo teórico.
Hipótesis de tercer grado: se afirma la presencia de relaciones existentes entre variables complejas. Sugiere explicaciones entre fenómenos de mayor extensión.
Hipótesis nula: aquella por la cual indicamos que la información a obtener en contraria a la hipótesis de trabajo.
Identificación de las Variables.
Toda hipótesis constituye, un juicio, o sea una afirmación o una negación de algo. Sin embargo, es un juicio de carácter especial. Es realmente un juicio científico, técnico o ideológico, en cuanto a su origen o esencia. Siendo así, toda hipótesis lleva implícita un valor, un significado, una solución específica al problema. Esta es la variable, o sea el valor que le damos a la hipótesis. La variable viene a ser el contenido de solución que le damos al problema de investigación.
Variable independiente: El valor de verdad que se le da a una hipótesis en relación con la causa, se denomina variable independiente.
Variable dependiente: Denominamos de esta manera a las hipótesis cuando su valor de verdad hace referencia no ya a la causa, sino al efecto.
Variable interviniente: Será aquella cuyo contenido se refiere a un factor que ya no es causa, tampoco efecto, pero sí modifica las condiciones del problema investigado.

Metodología
A.- Diseño y técnicas de recolección de información.
Aquí debe condensar toda la información relacionada con el cómo va a realizar su trabajo objeto de estudio, que parámetros van a utilizar si se apoyará en datos estadísticos, que evaluara de toda la información.
Se debe citar la fuente al igual que las personas que van a proporcionar los datos, recuerde mencionarlos aquí y en forma especial y detallada en los recursos ya sean humanos o institucionales.
B.- Población y muestra.
Población o universo es cualquiera conjunto de unidades o elementos como personas, fincas, municipios, empresas, etc, claramente definidos para el que se calculan las estimaciones o se busca la información. Deben estar definidos las unidades, su contenido y extensión.
Cuando es imposible obtener datos de todo el universo es conveniente extraer una muestra, subconjunto del universo, que sea representativa. En el proyecto se debe especificar el tamaño y tipo de muestreo a utilizar: estratificado, simple al azar, de conglomerado, proporcional, polietápico, sistemático, etc.
C.- Técnicas de análisis.
Para poder definir las técnicas de análisis, se debe elaborar, con base en las hipótesis generales y de trabajo, un plan o proyecto tentativo de las diferentes correlaciones, especificando:
Sistema de codificación y tabulación.
Serán las técnicas estadísticas para evaluar la calidad de los datos. Comprobar las hipótesis u obtener conclusiones.
D.- Índice analítico tentativo del proyecto.
Es aconsejable elaborar un índice analítico tentativo que de una visión general de las partes o capítulos que va a contener el trabajo a realizar.
E.- Guía de trabajo de campo.
En algunos proyectos de investigación es necesario presentar una guía de trabajo de campo, para su elaboración se pueden seguir los siguientes pasos:
o Estudio previo o sondeo.
o Diseño de la muestra.
o Preparación de los materiales de recolección de datos.
o Equipo de trabajo necesario: grabadoras, cámaras fotográficas, filmadoras, etc.
o Selección y entrenamiento de personal.
o Revista y prueba experimental de las etapas anteriores.
o Recolección de datos, ya sea primarios o secundarios.
o Elaboración del informe del trabajo de campo.
o Estimación del personal necesario y costos.
Aspectos Administrativos.
En ésta sección se debe ubicar los aspectos administrativos del proyecto, ésta etapa tiene una mayor importancia para aquellos proyectos que se presentan para obtener financiación, total o parcial.
A.- Recursos Humanos.
Relacionar las personas que participarán: asesores, equipo de recolección de datos, etc., especificando la calificación profesional y su función en la investigación.
B.- Presupuesto.
Se debe presentar un cuadro con los costos del proyecto indicando las diferentes fuentes, si existen, y discriminando la cuantía de cada sector e la investigación.
Presentar un cronograma financiero que cubra todo el desarrollo del proyecto.
C.- Cronograma.
Es un plan de trabajo o un plan de actividades, que muestra la duración del proceso investigativo. El tipo de Cronograma recomendado para presentar el plan de actividades que orienten un trabajo de investigación es el de GANTT. Las actividades aquí indicadas no son definitivas. La especificación de las actividades depende del tipo de estudio que se desea realizar.
CRONOGRAMA

ACTIVIDADES
TIEMPO
1. - ASESORIA METODOLOGICA

2. - PROPUESTA

3. - OBSERVACIONES

4. - DISEÑO DEL PROYECTO

5. - OBSERVACIONES

6. - PROYECTO

7. - OBSERVACIONES

8. - ENCUESTA

9. - CLASIFICACION DE MATERIAL

10. - TRATAMIENTO INFORMACIÓN

11. - ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN

12. - REDACCIÓN

SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14.

Etapas de un Proyecto

Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:
Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos
A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:
Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Las principales diferencias aparecen en la etapa de planificación. En el proyecto externo existen un conjunto de acciones que se relacionan con la necesidad de presentar una oferta al cliente y lograr la adjudicación del contrato en competencia con otras empresas o personas. Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa. Puedes ver más sobre la importancia del perfil comercial en el apartado de oferta.
Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:
Cuando se abordan proyectos grandes y complejos, la consecución del resultado final depende de la realización armónica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepción de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lógico de las mismas y la estimación de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologías que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la práctica suelen aparecer.

La Integración del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios del proyecto están apropiadamente coordinados. Involucra hacer canjes entre los objetivos que compiten entre si y alternativas de manera que se puedan cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los partidos interesados. Mientras que todos los procesos administrativos del proyecto son integrativos hasta cierto punto.
Desarrollo del Plan del Proyecto es tomar los resultados de otros procesos de planeación y colocarlos en un solo documento consistente y coherente.
Ejecución del Plan del Proyecto es desarrollar el plan del proyecto al ejecutar las actividades incluidas.
Control de Cambios General es coordinar los cambios a través del proyecto.
Estos procesos interactúan entre ellos y con otros procesos de otras áreas de conocimiento, estos procesos pueden involucrar el esfuerzo de uno o más individuos o de grupos de individuos basados en las necesidades del proyecto. Cada procesos ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto.
Aunque los procesos presentados aquí se muestran como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica se pueden traslapar e interactuar en maneras que no se detallan aquí.
El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros procesos de planeación para crear un documento único consistente y coherente que puede ser usado para guiar tanto la ejecución del proyecto como el control de este. Estos procesos casi siempre se iteran varias veces.